Rufumleitung

Eine Rufumleitung (auch Anrufweiterleitung, englisch Call Forwarding) leitet eingehende Anrufe automatisch an eine andere Rufnummer, ein anderes Endgerät oder eine Voicemail weiter. Anrufende erreichen so auch dann jemanden, wenn der angerufene Anschluss besetzt, unbesetzt oder gar nicht erreichbar ist.

Welche Arten der Rufumleitung gibt es?

• Sofortige (unbedingte) Umleitung: Alle Anrufe werden sofort weitergeleitet, das ursprüngliche Telefon klingelt nicht mehr.
• Bei Besetzt: Der Anruf wird nur umgeleitet, wenn die Leitung bereits belegt ist.
• Bei Nichtmelden: Nimmt niemand innerhalb einer eingestellten Zeit ab, wird der Anruf weitergeleitet.
• Bei Nichterreichbarkeit: Ist das Endgerät ausgeschaltet oder nicht im Netz, greift die Umleitung automatisch.
• Zeitgesteuerte Umleitung: Zu festgelegten Zeiten, etwa nach Feierabend, am Wochenende oder an Feiertagen, werden Anrufe auf eine andere Nummer oder eine Ansage geleitet.

Wofür nutzen Unternehmen die Rufumleitung?

• Vertretungsregelung: Bei Urlaub, Krankheit oder Besprechungen übernimmt eine Kollegin oder ein Kollege die Anrufe.
• Mobile Erreichbarkeit: Die Büronummer wird auf Smartphone oder Softphone im Homeoffice umgeleitet.
• Gruppen und Warteschlangen: Anrufe werden an mehrere Personen verteilt, etwa im Service oder Vertrieb, bis jemand abnimmt.
• Außerhalb der Geschäftszeiten: Anrufe gehen auf eine Mailbox, einen Bereitschaftsdienst oder eine Ansage.
• Notfälle und Störungen: Fällt der Standort, die Telefonanlage oder die Internetleitung aus, lassen sich Anrufe auf Mobilgeräte oder einen anderen Standort umleiten.

Wie funktioniert die Rufumleitung bei IP-Telefonie?

Bei klassischen Anschlüssen wird die Umleitung oft beim Netzbetreiber eingerichtet. In einer modernen IP-Telefonanlage steuern Sie sie dagegen zentral und flexibel: Regeln lassen sich pro Person, Gruppe oder Rufnummer festlegen, per Weboberfläche, am Telefon oder in Microsoft Teams ändern und nach Zeitplan automatisch umschalten. Bei Cloud-Telefonie läuft die Anlage im Rechenzentrum weiter, sodass auch bei einem Ausfall im Büro Anrufe weitergeleitet werden können.

Worauf Sie bei der Rufumleitung achten sollten

1. Kosten prüfen: Eine Weiterleitung auf Mobilfunk- oder Auslandsnummern kann zusätzliche Verbindungskosten verursachen, die zulasten des Umleitenden gehen.
2. Ziele regelmäßig kontrollieren: Veraltete Zielnummern oder vergessene Umleitungen führen dazu, dass Anrufe ins Leere laufen.
3. Datenschutz beachten: Die Weiterleitung auf private Mobiltelefone sollte mit den Beschäftigten abgestimmt und geregelt sein. Eine Umleitung auf Dritte ist nur dann zulässig, wenn dafür eine Grundlage besteht.
4. Schleifen vermeiden: Leiten zwei Anschlüsse gegenseitig aufeinander um, kommt der Anruf nirgends an. Klare Regeln und Tests verhindern das.
5. Notfallplan festlegen: Definieren Sie vorab, wohin Anrufe bei einem Ausfall umgeleitet werden und wer die Umschaltung auslösen darf.

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Als Ihr Partner für IT-Infrastruktur und Cloud Services sorgen wir dafür, dass Ihr Unternehmen erreichbar bleibt. In unseren Cloud-VoIP-Lösungen werden eingehende Anrufe automatisch an das Endgerät weitergeleitet, an dem Sie gerade arbeiten, ob Tischtelefon, Softphone im Homeoffice oder Smartphone im Außendienst. Fällt ein Standort aus, lassen sich Anrufe auf Mobilgeräte, einen zweiten Standort oder eine Mailbox umleiten. Betrieben wird die Anlage in unserem deutschen, DSGVO-konformen Rechenzentrum.

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